wtorek, 5 lipca 2011

Skuteczny menedżer

 Wioletta Sikora
Jak się nie wypalić w brutalnym świecie biznesu? Efektywne zarządzanie, bez względu na to czy kierujesz działem w wielkiej korporacji, czy małą firmą musi mieć w sobie coś z zaklinacza ludzkich dusz. Jak kontrolować czas i pomnażać jego zasoby? Jak zarządzać stresem? Jak uformować odpowiednią grupę do odpowiedniego zadania? 
Większość z nas zbyt często podchodzi do zarządzania tak, jakby było czymś prostym, instynktownym – wierzą, że to kwestia zwykłego wyczucia. Tymczasem na pracę menedżera, ale także na każdą inną pracę wymagającą dużych nakładów energii, funkcjonowania w warunkach stresu, należy spojrzeć z psychologicznego punktu widzenia.
I
Zarządzanie czasem

Jak podwajać czas? W jaki sposób go sobie organizujemy i w jaki sposób możemy go wykorzystać w pracy oraz w życiu osobistymtak, abyśmy mogli mieć go więcej i aby nasze życie było bardziej komfortowe. Zarządzanie czasem jest chyba najbardziej ważne dla osób, które zarządzają ludźmi. Czyli właśnie dla Ciebie. Większość menedżerów zwykle ciężko pracuje, często kosztem życia prywatnego. Mimo to niemal połowa ich wysiłków nie przynosi konkretnych rezultatów.
Pierwszym krokiem w kierunku skutecznego zarządzania czasem jest uporządkowanie miejsca pracy i domu. Nie da się pracować wydajnie w chaotycznym miejscu.
Drugim aspektem jest spojrzenie na wszystko z perspektywy spraw do załatwienia w ciągu tygodnia. Każdy szczegół powinien być zapisany,
- czas potrzebny na prysznic, ubranie,
- dojazdy, uczestnictwo w zebraniach, wykonywanie połączeń telefonicznych,
- sprzątanie, gotowanie,
- odbieranie dzieci ze szkoły
- czas na rozrywkę i ćwiczenia, takie jak siłownia, spacer, a także czas poświęcany na oglądanie telewizji.
W czym pomaga planowanie?
- Zapewnia większe ukierunkowanie na konkretnie sprawy, większą efektywność i skuteczność.
- Porządkuje dzień, wprowadza ład w nasze życie.
- Koncentruje strategię działania wokół naszej wizji.
- Zwiększa wydajność i skuteczność pracy.
Zanotuj 3 lub 4 plany miesięczne, które chciałbyś uzyskać, aby skoncentrować swój czas na tym, co jest naprawdę ważne, czyli zgodne z naszymi celami.
1. Zapisuj, co jest najważniejsze — kluczowe cele, nad którymi pracujesz — to pozwoli Ci na określenie
właściwego kierunku działań.
2. Świadomie zaplanuj czas: za pomocą 3 lub 4 miesięcznych i tygodniowych planów.
3. Wybierz sposób zapisywania planów tak, abyś miał do nich łatwy dostęp, np. zapisuj swój harmonogram
w kalendarzu, telefonie komórkowym lub stwórz system notatek.
4. Zapisuj wszystko w swoim organizerze ołówkiem, na wypadek zmiany planów.
5. Unikaj podporządkowania harmonogramowi. Fakt, że coś już zostało wprowadzone, nie oznacza, że nie można tego przesunąć lub wykreślić.
6. Okresowo sprawdzaj skuteczność Twojego harmonogramu.
Jednym ze sposobów, aby ocenić, jakie postępy dokonują się w naszym planowaniu, jest przechowywanie zapisków przez jakiś okres, a następnie weryfikowanie, jak spędziliśmy ten czas. Przeanalizuj zajęcia, obowiązki i codzienne zadania. Nadmiar zadań to prosty sposób na pojawienie się stresu. Postaraj się odnaleźć równowagę pomiędzy pracą a życiem rodzinnym. Dobrym sposobem jest znalezienie sobie ciekawego hobby.
W skutecznym planowaniu bardzo istotną sprawą jest określenie naszych priorytetów. Określ harmonogram najcięższych zadań do wykonania w czasie godzin najbardziej produktywnych, czyli wtedy, kiedy przebywasz w pracy. Spróbuj określić przedziały czasu, które można wykorzystać do pracy nad projektami, które wymagają intensywnej koncentracji.
Dobrym sposobem na radzenie sobie z wyzwaniami w pracy jest także technika dzielenia dużych projektów na mniejsze, które mogą być przetwarzane w krótszych przedziałach czasowych. Możesz nie mieć 5 godzin na stworzenie raportu, ale w 20 minut możesz napisać jego zarys i wrócić do niego później.
Zasada Pareto
Została ona stworzona przez włoskiego ekonomistę Vilfreda Pareto. Reguła Pareto to inaczej reguła 80 : 20. Zasada ta mówi, że 80% wyników pochodzi z 20% wysiłków. Nie wszystkie zadania, które wykonujemy, są tak samo ważne dla osiągnięcia naszych celów. Stosując zasadę Pareto, możemy się skupić na 20% zadań, które przyniosą nam największą korzyść.
II
Zarządzanie stresem

Jak zamieniać stresw zjawisko pozytywne? Funkcjonowanie w trudnych warunkach wymagającej pracy, w poczuciu przeciążenia i wrażenia, że żyjemy za szybko. Umiejętność radzenia sobie ze stresem posiada niewielu, więc skazani jesteśmy na jego negatywne skutki. Czujemy się zmęczeni, jesteśmy nerwowi, doświadczamy bólów głowy, zaburzeń pamięci, mamy kłopoty ze snem, jesteśmy rozdrażnieni, czujemy niepokój. Tabletki, alkohol i wiele innych metod, którymi próbujemy sobie radzić ze skutkami nadmiernego stresu dają tylko chwilową ulgę, bo w rzeczywistości ich pomoc jest tylko pozorna. Podstawową metodą pozwalającą nam na bieżąco likwidować skutki stresu jest relaksacja.
III
Wypalenie zawodowe

W jaki sposób uporać się z problemem wypalenia zawodowego ? Co jest istotne szczególnie dla osób, które pełnią odpowiedzialne funkcje i osób pracujących z ludźmi. Część ta podpowie, kiedy zaczyna nam zagrażać syndrom wypalenia zawodowego, i w jaki sposób zapobiegać wypaleniu, gdy zauważymy wczesne jego objawy. Ukaże nam także sposoby na walkę z wypaleniem zawodowym oraz wskaże, które grupy są szczególnie zagrożone tym syndromem. Wypalenie jest rezultatem długotrwałego lub powtarzającego się obciążenia w wyniku długoletniej intensywnej pracy dla innych ludzi.
IV
Motywowanie pracowników

Jak skutecznie motywować i kontrolować podwładnych w taki sposób, aby byli oni zadowoleni ze swojej pracy, a Ty zadowolony z ich pracy. Ludzie oczekują od swoich pracodawców i liderów stworzenia właściwej atmosfery — takiej, w której praca będzie jednocześnie wartościowym przeżyciem społecznym i szansą na samorealizację.
Co ludzi demotywuje?
-Upokarzanie. Publiczna krytyka, niszczy poczucie wartości i pewności siebie innych osób.
-Manipulacja. Niszczy zaufanie we wzajemnych relacjach.
-Niewrażliwość. Ludzie są najwyższym kapitałem i trzeba ich stawiać na pierwszym miejscu.
-Hamowanie rozwoju. Dajmy innym możliwość próbowania nowych rzeczy. Pamiętajmy, że wzrost jest źródłem motywacji.
V
Zarządzanie

Być może nawet nie myślisz o sobie w tych kategoriach, jednak to prawda – każdego dnia, jeśli nie w pracy, to w domu w gronie znajomych, zapewne zdarza Ci się pełnić rozmaite funkcje kierownicze: planujesz, ustalasz budżet, organizujesz, motywujesz, kontrolujesz… Zatem każdy z nas jest menedżerem.
Zarządzanie to pojęcie bardzo rozbudowane, wymagające od zarządzającego licznych niecodziennych talentów.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz